بسم الله الرحمن الرحيم
الأخ مدير عام مكتب الأوقاف والإرشاد م/ح المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الموضوع / الهيكلة التنظيمية لمكتب الأوقاف والإرشاد م/ الشحر
إشارة إلى الموضوع أعلاه ترون نرفع لكم الهيكلة التنظيمية لمكتب الأوقاف بالشحر وهي على النحو التالي :
مكتب الأوقاف والإرشاد فرع مديرية الشحر – محافظة حضرموت
الهيكلة التنظيمية لمكتب الأوقاف والإرشاد م/ الشحر :
الأقسام العاملة في المكتب :
1. مكتب مدير المكتب .
2. قسم الأعيان .
3. قسم الإيرادات والحسابات .
4. قسم المساجد والمقابر .
5. قسم الإرشيف .
المهام والتخصصات :
أ- مهام مدير المكتب :
1. الإشراف على المكتب إشرافاً كاملاً .
2. وضع الخطط والبرامج المتعلقة بالمكتب .
3. متابعة مسئولي الأقسام في المهام المنوطة بهم .
4. التوقيع على ما يتطلب التوقيع عليه من رسائل ومخاطبات .
5. مخاطبة الإيرادات الحكومية في كل ما يتعلق بالأوقاف .
6. ترأس اجتماعات المكتب .
7. حضور اجتماعات المكتب التنفيذي بالمديرية .
8. رفع التقارير السنوية المتعلقة بالمكتب التنفيذي والإدارة العامة .
9. حل وتسهيل الإشكاليات التي قد تحدث في المكتب وكذلك التي تحدث في المساجد .
10. الرد على تقارير الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة .
11. كتابة عقود الإيجار بين المكتب والمستأجر .
12. مخاطبة المستأجر لعقارات الأوقاف .
13. متابعة المستثمرين في تنفيذ اتفاقياتهم .
ب- مهام مسؤولي الأعيان :
1. الإشراف على عقارات الأوقاف على مستوى المديرية .
2. النزول الميداني على أعيان الوقف .
3. رفع التقارير المتعلقة بكل ما يتعلق بأعيان الأوقاف إلى مدير المكتب .
4. حل مشاكل المستأجرين المتعلقة بالعقارات .
5. وضع خطط فصلية لأعيان الوقف .
6. حضور الاجتماعات الخاصة بالمكتب .
7. متابعة قضايا المنكسرات لدى الغير عبر النيابة والمحاكم .
8. ترتيب وحصر عقارات الأوقاف والعقارات الخاصة بالاستثمار .
ج- قسم الإيرادات والحسابات :
1. الإشراف المباشر على كل ما يتعلق بالحسابات الخاصة بالمكتب .
2. حصر عقارات الأوقاف من أراضي زراعية – ومحلات تجارية – وبيوت .
3. فتح سجلات خاصة بكل مستأجر .
4. تسجيل جميع المستأجرين في سجلات خاصة .
5. وضع الخطط الفصلية المتعلقة بالإيجار والمنكسرات لدى الغير .
6. إعداد الميزانية الخاصة بالمكتب .
7. استلام وتوريد إيجار أعيان الوقف .
8. استلام وتسليم مرتبات الموظفين وإعانات العاملين بالمساجد من البنك المركزي .
9. إعداد كشوفات مرتبات الموظفين والعاملين بالمساجد وكتابة استمارات الصرف وإرسالها للوحدة الحاسبية لإعداد الشيكات .
د- قسم المساجد :
1. حصر مساجد مديرية الشحر وضواحيها وعمل ملف بكل مسجد .
- متابعة هموم ومشاكل المساجد في العاملين فيها .
- النزول الميداني على المواقع التي خصصت لبناء المساجد .
- رفع التقارير المتعلقة بالمساجد إلى مدير المكتب .
- حضور الاجتماعات المتعلقة بالمكتب .
- استقبال الطلبات الخاصة بالمساجد .
هـ - قسم الإرشيف :
وما لهذا القسم من أهمية فإنه يقوم بالآتي :
- حفظ الوثائق المتعلقة بأعيان الأوقاف .
- ترتيب ملفات وسجلات ووثائق المكتب .
- ترقيم الرسائل الصادر من المكتب إلى الجهات .
- استلام الرسائل الواردة إلى المكتب .
- التواصل المستمر بين القسم والأقسام الأخرى .
- الحفاظ على السجلات والوثائق وسرية العمل .
- كتابة المحاضر المتعلقة باجتماعات المكتب .
- توزيع وإرسال الرسائل الصادرة من المكتب إلى الجهات .