مكتب الأوقاف والأرشاد فرع مديرية الشحر

بسم الله الرحمن الرحيم

 

الأخ مدير عام مكتب الأوقاف والإرشاد م/ح                                المحترم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

الموضوع / الهيكلة التنظيمية لمكتب الأوقاف والإرشاد م/ الشحر

إشارة إلى الموضوع أعلاه ترون نرفع لكم الهيكلة التنظيمية لمكتب الأوقاف بالشحر وهي على النحو التالي :

مكتب الأوقاف والإرشاد فرع مديرية الشحر – محافظة حضرموت

الهيكلة التنظيمية لمكتب الأوقاف والإرشاد م/ الشحر :

الأقسام العاملة في المكتب :

1.     مكتب مدير المكتب .

2.     قسم الأعيان .

3.     قسم الإيرادات والحسابات .

4.     قسم المساجد والمقابر .

5.     قسم الإرشيف .

المهام والتخصصات :

أ- مهام مدير المكتب :

1.     الإشراف على المكتب إشرافاً كاملاً .

2.     وضع الخطط والبرامج المتعلقة بالمكتب .

3.     متابعة مسئولي الأقسام في المهام المنوطة بهم .

4.     التوقيع على ما يتطلب التوقيع عليه من رسائل ومخاطبات .

5.     مخاطبة الإيرادات الحكومية في كل ما يتعلق بالأوقاف .

6.     ترأس اجتماعات المكتب .

7.     حضور اجتماعات المكتب التنفيذي بالمديرية .

8.     رفع التقارير السنوية المتعلقة بالمكتب التنفيذي والإدارة العامة .

9.     حل وتسهيل الإشكاليات التي قد تحدث في المكتب وكذلك التي تحدث في المساجد .

10. الرد على تقارير الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة .

11. كتابة عقود الإيجار بين المكتب والمستأجر .

12. مخاطبة المستأجر لعقارات الأوقاف .

13. متابعة المستثمرين في تنفيذ اتفاقياتهم .

ب- مهام مسؤولي الأعيان :

1.          الإشراف على عقارات الأوقاف على مستوى المديرية .

2.          النزول الميداني على أعيان الوقف .

3.          رفع التقارير المتعلقة بكل ما يتعلق بأعيان الأوقاف إلى مدير المكتب .

4.          حل مشاكل المستأجرين المتعلقة بالعقارات .

5.          وضع خطط فصلية لأعيان الوقف .

6.          حضور الاجتماعات الخاصة بالمكتب .

7.          متابعة قضايا المنكسرات لدى الغير عبر النيابة والمحاكم .

8.          ترتيب وحصر عقارات الأوقاف والعقارات الخاصة بالاستثمار .

ج- قسم الإيرادات والحسابات :

1.          الإشراف المباشر على كل ما يتعلق بالحسابات الخاصة بالمكتب .

2.          حصر عقارات الأوقاف من أراضي زراعية – ومحلات تجارية – وبيوت .

3.          فتح سجلات خاصة بكل مستأجر .

4.          تسجيل جميع المستأجرين في سجلات خاصة .

5.          وضع الخطط الفصلية المتعلقة بالإيجار والمنكسرات لدى الغير .

6.          إعداد الميزانية الخاصة بالمكتب .

7.          استلام وتوريد إيجار أعيان الوقف .

8.     استلام وتسليم مرتبات الموظفين وإعانات العاملين بالمساجد من البنك المركزي .

9.      إعداد كشوفات مرتبات الموظفين والعاملين بالمساجد وكتابة استمارات الصرف وإرسالها للوحدة الحاسبية لإعداد الشيكات .

د- قسم المساجد :

   1. حصر مساجد مديرية الشحر وضواحيها وعمل ملف بكل مسجد .

2. متابعة هموم ومشاكل المساجد في العاملين فيها .
3. النزول الميداني على المواقع التي خصصت لبناء المساجد .
4. رفع التقارير المتعلقة بالمساجد إلى مدير المكتب .
5. حضور الاجتماعات المتعلقة بالمكتب .
6. استقبال الطلبات الخاصة بالمساجد .

هـ - قسم الإرشيف :

وما لهذا القسم من أهمية فإنه يقوم بالآتي :

1. حفظ الوثائق المتعلقة بأعيان الأوقاف .
2. ترتيب ملفات وسجلات ووثائق المكتب .
3. ترقيم الرسائل الصادر من المكتب إلى الجهات .
4. استلام الرسائل الواردة إلى المكتب .
5. التواصل المستمر بين القسم والأقسام الأخرى .
6. الحفاظ على السجلات والوثائق وسرية العمل .
7. كتابة المحاضر المتعلقة باجتماعات المكتب .
8. توزيع وإرسال الرسائل الصادرة من المكتب إلى الجهات .