مكتب الأوقاف والإرشاد مديرية الشحر – محافظة حضرموت

أولاً : الموقع : في حارة القرية – وسط مدينة الشحر مطل على الشارع الرئيسي يتكون المكتب من ثلاث غرف عدد الموظفين بالمكتب سبعة موظفين

ثانياً : الأقسام العاملة في المكتب :

مكتب مدير المكتب .

قسم الأعيان .

قسم الإيرادات والحسابات .

قسم المساجد والمقابر .

قسم الإرشيف .

ثالثاً : المهام :

أ- مهام مدير المكتب : ويقوم بهذه المهمة الأخ / حاج أحمد سعيد بن عروة القائم بأعمال مدير المكتب .

الإشراف على المكتب إشرافاً كاملاً .

وضع الخطط والبرامج المتعلقة بالمكتب .

متابعة مسئولي الأقسام في المهام المنوطة بهم .

التوقيع على ما يتطلب التوقيع عليه من رسائل ومخاطبات .

مخاطبة الإيرادات الحكومية في كل ما يتعلق بالأوقاف .

ترأس اجتماعات المكتب .

حضور اجتماعات المكتب التنفيذي بالمديرية .

رفع التقارير السنوية المتعلقة بالمكتب التنفيذي والإدارة العامة .

حل وتسهيل الإشكاليات التي قد تحدث في المكتب وكذلك التي تحدث في المساجد .

الرد على تقارير الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة .

كتابة عقود الإيجار بين المكتب والمستأجر .

مخاطبة المستأجر لعقارات الأوقاف .

متابعة المستثمرين في تنفيذ اتفاقياتهم .

ب- مهام مسئولي الأعيان :

 ويقوم بمسؤولية الأعيان       الأخ / جمعان كرامة عوض باموسى

الإشراف على عقارات الأوقاف على مستوى المديرية .

النزول الميداني على أعيان الوقف .

رفع التقارير المتعلقة بكل ما يتعلق بأعيان الأوقاف إلى مدير المكتب .

حل مشاكل المستأجرين المتعلقة بالعقارات .

وضع خطط فصلية لأعيان الوقف .

حضور الاجتماعات الخاصة بالمكتب .

متابعة قضايا المنكسرات لدى الغير عبر النيابة والمحاكم .

ترتيب وحصر عقارات الأوقاف والعقارات الخاصة بالاستثمار .

ج- قسم الإيرادات والحسابات :

ويقوم بمسؤولية هذا القسم الأخ / حسن سبيتي سالم بامقد ومن مهام هذا القسم :

الإشراف المباشر على كل ما يتعلق بالحسابات الخاصة بالمكتب .

حصر عقارات الأوقاف من أراضي زراعية – ومحلات تجارية – وبيوت .

فتح سجلات خاصة بكل مستأجر .

تسجيل جميع المستأجرين في سجلات خاصة .

وضع الخطط الفصلية المتعلقة بالإيجار والمنكسرات لدى الغير .

إعداد الميزانية الخاصة بالمكتب .

استلام وتوريد إيجار أعيان الوقف .

استلام وتسليم مرتبات الموظفين وإعانات العاملين بالمساجد من البنك المركزي .

 إعداد كشوفات مرتبات الموظفين والعاملين بالمساجد وكتابة استمارات الصرف وإرسالها للوحدة الحاسبية لإعداد الشيكات .

د- قسم المساجد : ويقوم بمهمة هذا القسم الأخ / أحمد رمضان مربش ويقوم بالمهام الآتية :-

حصر مساجد مديرية الشحر وضواحيها وعمل ملف بكل مسجد .

متابعة هموم ومشاكل المساجد في العاملين فيها .

النزول الميداني على المواقع التي خصصت لبناء المساجد .

رفع التقارير المتعلقة بالمساجد إلى مدير المكتب .

حضور الاجتماعات المتعلقة بالمكتب .

استقبال الطلبات الخاصة بالمساجد .

هـ - قسم الإرشيف : يقوم بهذا القسم الأخ / سعيد فرج الماس

وما لهذا القسم من أهمية فإنه يقوم بالآتي :

حفظ الوثائق المتعلقة بأعيان الأوقاف .

ترتيب ملفات وسجلات ووثائق المكتب .

ترقيم الرسائل الصادر من المكتب إلى الجهات .

استلام الرسائل الواردة إلى المكتب .

التواصل المستمر بين القسم والأقسام الأخرى .

الحفاظ على السجلات والوثائق وسرية العمل .

كتابة المحاضر المتعلقة باجتماعات المكتب .

توزيع وإرسال الرسائل الصادرة من المكتب إلى الجهات .

وأخيراً : أسماء الموظفين العاملين بالمكتب